Bagaimana Merekod Bayaran Gaji Bulanan Ke dalam Akaun Syarikat

Hi,

Tahukah anda bagaimana proses merekod Gaji bagi sesebuah syarikat?

Memahami proses ini akan memudahkan kefahaman semua mengenai kepentingan merekod menggunakan kaedah yang betul dan mengelakkan kekeliruan.

Langkah 1 :
Dapatkan jadual bayaran gaji daripada pihak Sumber Manusia (Human Resources Dept).

Langkah 2 :
Perhatikan dalam jadual tersebut,
a. Kenalpasti nama-nama pengarah, kerana akaun yang digunakan untuk merekodkan gaji / fi kepada pengarah adalah berbeza dari akaun yang digunakan untuk merekod gaji pekerja.

b. Akaun-akaun dibawah ada perlu untuk merekod seluruh penggajian.
KUNCI KIRA-KIRA (BALANCE SHEET)

ASET SEMASA
Akaun - Hutang Pekerja (advance salary)

LIABILITI SEMASA
Akaun - Gaji Terakru (accrued salary)
Akaun - EPF Terakru (accrued epf)
Akaun - SOCSO Terakru (accrued socso)
Akaun - PCB/Zakat Terakru (accrued pcb/zakat)

AKAUN UNTUNG-RUGI (PROFIT & LOSS)
Akaun - Gaji/Fi Pengarah (directors' fee/salary)
Akaun - Epf Pengarah (directors' epf)
Akaun - Socso Pengarah (directors' socso)
Akaun - Gaji Pekerja (staff salary)
Akaun - Elaun Pekerja (staff allowance)
Akaun - Kerja Lebih masa (staff overtime)
Akaun - EPF (epf)
Akaun - SOCSO (socso)

SELESAIKAN RECORD AKAUN ANDA MENGUNAKAN CONTOH DIBAWAH

No.1 (Selesaikan akaun pengarah dahulu)
	DT.	Gaji/Fi Pengarah			10,000.00
	DT.	Elaun Pengarah			500.00
	CT.		Gaji Terakru			10,500.00
	(GAJI/FI PENGARAH UNTUK BULAN JUN 2015)
No.2 (Masukkan baki gaji staf yang lain)
	DT.	Gaji Pekerja (gaji+elaun+OT)			20,450.00
	DT.	EPF			2,140.00
	DT.	SOCSO			189.10
	CT.		Gaji Terakru			16,825.00
	CT.		EPF Terakru			4,010.00
	CT.		SOCSO Terakru			244.10
	CT.		PCB Terakru			700.00
	CT.		Pinjaman Pekerja			1,000.00
					22,779.10	22,779.10
	(GAJI PEKERJA UNTUK BULAN JUN 2015)

Nota Penting
Akaun yang disediakan adalah minimum seperti yang diperlukan untuk kerja semak balik dan kerja-kerja pengauditan.
Akaun Gaji/fi pengarah, Akaun elaun pengarah, gaji pekerja, epf dan socso WAJIB disediakan secara berasingan. Kenapa?
Kerana akaun-akaun ini adalah diantara akaun kritikal yang akan di beri perhatian sewaktu audit dan rekod gaji perlulah di simpan dengan baik untuk mengelakkan masalah sewaktu audit.

Konsep Akruan (Accrual)

Akruan (Accrual)

Akruan, dalam bahasa mudah adalah, perbelanjaan yang ditanggung oleh syarikat direkodkan kerana perbelanjaan tersebut tidak dibayar pada bulan semasa dan bayaran dibuat pada bulan hadapan.


Contoh,
pada 25/12/2014, gaji bulan disember yang perlu dibayar kepada En Ali adalah RM 3,000.
Syarikat membayar gaji penuh En Ali pada 02/01/2015.

Oleh yang demikian menggunakan konsep akruan, rekod jurnal adalah seperti berikut;

REKOD AKAUN PADA 25/12/2014
Dt.    Gaji - En Ali   RM 3,000 (akaun perbelanjann untung rugi)
        Ct.    Gaji Terakru  RM 3,000 (akaun akruan, didalam kunci kira-kira)


REKOD AKAUN PADA 02/01/2015
Dt.    Gaji Terakru - En Ali   RM 3,000 (akaun akruan, didalam kunci kira-kira)
        Ct.    Tunai di Bank  RM 3,000 (akaun aset, didalam kunci kira-kira)

Pada 2/1/2015, akaun gaji terakru akan menjadi "0" kerana telah dilangsaikan.

Konsep akruan ini membantu bagi mengelakkan rekod akaun pada bulan disember disalah rekod pada bulan januari kerana menggunakan konsep tunai. Jika konsep ini tidak dipakai, rekod gaji akan terkurang catat sebanyak RM 3,000.

Konsep akruan ini juga diguna pakai dalam untuk merekodkan pembayaran terutamanya kepada Non-trade creditors (Bukan pemiutang jualan) seperti utiliti, gaji, claim dan pelbagai lagi.

Ekuiti (Equity)

Ekuiti

Modal-modal yang disuntik oleh pemilik syarikat akan diklasifikasikan sebagai ekuiti. Contoh modal yang disuntik adalah seperti wang tunai dan aset tetap kepunyaan peribadi dan ditukar hakmilik kepada syarikat.

Inilah perbezaan paling ketara antara liabiliti dan ekuiti. Aset yang dibeli secara hutang, direkod dibawah liabiliti.

Persamaan untuk mejelaskan kedudukan aset, liabiliti dan ekuiti adalah seperti berikut :

ASET = LIABILITI + EKUITI

Kunci kira-kira lama (balance sheet) berbentuk T, mengambarkan persamaan diatas, dengan seluruh aset diletakkan disebelah kiri, manakala liabiliti dan ekuiti diletakkan disebelah kanan.

Nilai ekuiti sebuah syarikat dapat dikira dengan membalikkan persamaan diatas kepada;

EKUITI = ASET - LIABILITI.

Liabiliti (Liability)

Liabiliti

Liabiliti adalah tanggungan hutang yang terhasil daripada usaha untuk mendapatkan aset (capital expenditure) dan menjana hasil (revenue expenditure). Ini berlaku apabila aset dibeli dan perbelanjaan syarikat dilakukan secara berhutang.

Contoh mudah,
Syarikat ABC merupakan pengedar buah-buahan segar. Van syarikat dibeli secara sewa-beli dengan bank manakala, perbelanjaan untuk menghantar buah-buahan di luar bandar dilakukan dengan perkhidmatan kurier.
Kesimpulan, dapat diketahuai bahawa,
Pembelian Van tersebut adalah perbelanjaan aset (capital expenditure).
Penghantaran oleh pihak ke-3, iaitu secara kurier adalah perbelanjaan hasil (revenue expenditure).
Hutang yang terhasil daripada perlakuan ini dipanggil Liabiliti.

Seperti Aset, Liabilit terbahagi kepada 2,

Liabiliti Semasa
Hutang yang dijangka diselesaikan tidak melebihi 1 tahun.

Contoh;
Tunggakan dan Akruan
Overdraf Bank
Pemiutang



Liabiliti Jangka Panjang
Hutang yang dijangka diselesaikan lebih dari satu tahun.

Contoh;
Pinjaman jangka panjang.

Gunakan contoh sama seperti didalam aset untuk melihat kedudukan liabiliti didalam kunci kira-kira (balance sheet)

Aset (Asset)

Aset

Aset adalah HARTA milik syarikat.

Terbahagi kepada 2 jenis,

1. Aset Tetap (Fixed Asset) atau Bukan Aset Semasa (Non-current Asset).

Contoh :
Kenderaan Bermotor
Tanah
Bangunan
Perabot
Mesin
Papan tanda perniagaan.


2. Aset Semasa (Current Asset).

Contoh :
Tunai Ditangan
Tunai di simpanan bank
Stok Jualan
Penghutang
Deposit

Lihat Contoh dibawah mengenai kedudukan Aset didalam Kunci Kira-Kira (Balance Sheet)

Pengenalan & Prakata

Pengenalan & Prakata

Assalamualaikum WBT

Dan selamat sejahtera.

Saya mengambil kesempatan ini untuk berkongsi pengalaman sepanjang tempoh bekerja sebagai seorang Akauntan.

Segala yang dikongsi ada hasil pengalaman belajar dan bekerja, dengan itu saya mengucapkan penghargaan setinggi-tinggi terima kasih kepada semua yang telah membantu saya.

Saya akan cuba menggunakan bahasa yang mudah difahami dan penerangan ringkas bagi memudahkan semua.

Saya amatlah berharap perkongsian ini memberi manfaat kepada semua.


Yang benar 


Penulis