Kesilapan Dalam Merekod Invoice

Kesilapan Dalam Merekod Invoice

Assalamualaikum & Selamat Sejahtera

Topik pendek yang ingin saya ketengahkan ialah tentang kesilapan apabila merekod invoice belian atau invoice perkhidmatan.

Kesilapan ini adalah antara kesilapan ketara yang selalu dikenalpasti semasa membuat rekod akaun.

Mari kita mulakan.

Kesilapan Merekod Tarikh Invoice

Kesilapan ini berlaku apabila invoice yang dibilkan kepada kita, tarikhnya tidak sama dengan maklumat didalam invoice.

Contoh 1 :

Invoice sewa peralatan, untuk sewaan bulan Julai 2020, dibilkan pada 5 Ogos 2020.

Kesan daripada perbezaan tarikh ini, invoice akan direkod pada bulan Ogos.

Ini akan menaikkan belanja pada bulan Ogos dan mengelirukan pengurusan.

Apa yang perlu dibuat ialah dengan merekod menggunakan tarikh didalam bulan Julai.

Contoh 2 :

Invoice belian diterima pada bulan Januari 2020 akan tetapi, barang hanya tiba di stor pada Febuari 2020.

Ini adalah contoh untuk invoice yang diterima lebih awal daripada barang yang dipesan.

Kaedahnya sama juga seperti contoh 1, invoice perlulah direkod pada tarikh menerimaan barang.

Jika tidak, jumlah baki stok akan menunjukkan masalah apabila kiraan dibuat.

Jika kita merekod invoice tersebut dalam bulan Januari, kita akan meningkatkan kos jualan dan mengurangkan untung kasar.

Sekian, Teruma kasih

Merekod bayaran deposit sewa, utiliti dan lain-lain.

Merekod bayaran deposit sewa, utiliti dan lain-lain.

Assalamualaikum WBT dan salam sejahtera

Kali ini saya ingin menyentuh sedikit tentang kaedah merekod bayaran deposit seperti sewa, utiliti, parking, peti surat dan pelbagai lagi.

Deposit ini adalah deposit yang boleh dipulangkan (refundable deposit).

Terdapat juga beberapa jenis deposit yang tidak akan dipulangkan seperti EARNEST DEPOSIT, tetapi deposit ini akan ditolak sebagai bayaran pertama seperti sewa dan lain-lain.

Apabila bayaran deposit dilakukan, kita akan

DEBIT - AKAUN DEPOSIT DI BAYAR

KREDIT - AKAUN BANK/TUNAI

Deposit yang dibayar akan terus berada dilejer tersebut sehinggalah tamat perjanjian dan apabila tiba masanya untuk di tuntut, akaun ini haruslah ditutup.

Untuk merekod bayaran deposit yang di terima kembali, kita akan

DEBIT - AKAUN BANK/TUNAI

KREDIT - AKAUN DEPOSIT DI BAYAR.

Ini akan menyebabkan akaun deposit menjadi sifar.

Apabila, jumlah wang yang diterima kurang daripada jumlah asal yang dibayar, kita patut menyemak jika ada hutang tertunggak yang tidak kita selesaikan, dan hutang ini ditolak oleh pemilik daripada duit deposit yang kita bayar.

CONTOH: Jumlah deposit yang dibayar RM 2000. Namun begitu, terdapat hutang tertunggak untuk belanja eletrik RM 100 dan hutang sewa sebanyak RM 500. Oleh yang demikian, pemilik hanya perlu memulangkan RM 1,400 sahaja.

Oleh itu, catatan merekod deposit yang diterima adalah seperti berikut,

DEBIT - AKAUN BANK/TUNAI     RM 1,400.00
DEBIT - SEWA TERAKRU              RM 500.00
DEBIT - ELEKTRIK TERAKRU      RM 100.00

KREDIT - DEPOSIT DIBAYAR      RM 2,000.00

Pastikan kepada pemilik perniagaan, jangan biarkan akaun deposit anda tergantung dan tidak disemak.
Kadangkala, terdapat deposit yang masih belum dituntut setelah lebih dari setahun lamanya walaupun premis perniagaan yang disewa telah tamat tempoh kontrak.

Pastikan juga anda menyediakan jadual deposit yang dibayar untuk memastikan anda dapat kembali wang anda tepat pada waktunya.

Keadaan akan bertambah buruk, sekiranya anda tidak dapat mengesan pemilik yang memegang deposit anda.

Oleh yang demikian, pastikan anda berhati-hati dan sentiasa waspada tentang semua deposit yang dibayar.

Sekian.

Awaludin

Beza Sales Order dan Purchase Order

Beza Sales Order dan Purchase Order

Assalamualaikum WBT dan Salam sejahtera

Hari ini izinkan saya berkongsi perbezaan utama untuk tajuk diatas.

1. Sales order dikeluarkan selepas syarikat mendapat purchase order daripada pembeli. Mereka selalunya mengkehendaki supaya pembeli membayar penuh harga barang sebelum penghantaran dibuat.

2. Sales order juga kadangkala bertindak sebagai purchase order bagi syarikat-syarikat yang tidak mengeluarkan purchase order. Sales order ini perlu ditandatangan sebagai bukti tempahan barang daripada pembekal.

3. Sales order juga kadangkala menggantikan quotation, tapi bukan pada setiap masa,

Sekian.

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 5 - Invoice Pembelian (Purchase Invoice)

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 5 - Invoice Pembelian (Purchase Invoice)

Assalamualaikum WBT dan Salam Sejahtera

Ini adalah sambungan dari bahagian 4.

Kita berkongsi sedikit tentang Purchase Invoice. Biasanya, ia hanya dipanggil invoice tetapi ada juga yang dipanggil tax invoice, yang mempunyai elemen cukai.

Invoice dihantar terus ke pejabat pembeli, terutamanya bahagian finance patut menerima invoice ini. Invoice yang dihantar perlulah sekurang-kurangnya mempunyai maklumat seperti didalam rajah.

Invoice juga sebaiknya perlulah diletak didalam sampul sewaktu penghantaran untuk melindungi maklumat-maklumat sulit seperti harga dan kuantiti.

Untuk simpanan rekod yang sempurna, semua dokumen berkaitan dengan pembelian dari suatu invoice perlulah dikepilkan bersama-sama, bermula daripada purchase request, quotation, purchase order, delivery order dan juga invoice.

Setelah sempurna semua dokumen, maka barulah finance department boleh membuat bayaran untuk terma pembelian selepas barang tiba.

Apabila direkod kedalam sistem, pada kebiasaanya anda akan mendebitkan akaun belanja, belian dan juga akan mengkreditkan pemiutang perniagaan. 

Sekian.

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 4 - Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 4 - Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

Assalamualaikum WBT dan Salam Sejahtera

Ini adalah sambungan dari bahagian 3.

Kali ini membincangkan tentang delivery order atau pesanan penghantaran.

Diatas adalah contoh dokumen delivery order, dan maklumat-maklumat yang perlu disertakan.

Delivery order menjadi bukti bagi penghantaran yang telah dibuat oleh pembekal kepada pembeli.

Delivery order juga tidak akan memaparkan harga barang yang dibeli untuk tujuan keselamatan.

3 salinan minimum perlu disediakan oleh pembekal, salinan original kepada pembeli, salinan kedua ialah untuk rekod penghantar atau supply chain office, dan salinan ketiga adalah untuk finance dept.

Pada amnya, delivery order akan direkod kedalam sistem dan akan meningkatkan kiraan stok, jika berkenaan dengan stok. Namun begitu, nilai pemiutang tidak akan meningkat selagi invoice pembelian tidak direkod.

Sekian,

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 3 - Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 3 - Pesanan Pembelian (Purchase Order)


Assalamualaikum WBT dan Selamat Sejahtera

Ini adalah sebahagian daripada siri-siri dokumen lengkap syarikat.

Sambungan dari bahagian ke-2.

Setelah selesai urusan memilih pembekal yang sesuai, maka syarikat akan mengeluarkan arahan untuk membuat pesanan pembelian atau purchase order (P.O).

P.O. tersebut akan dilengkapkan dengan butiran seperti dilampiran dibawah.

Purchase order juga adalah antara dokumen paling penting dalam pembelian. Jika P.O. telah dikeluarkan kepada pembekal, dan pembekal telah menyediakan barangan atau khidmat yang dikehendaki, P.O. tersebut sukar untuk dibatalkan, dan kemungkinan anda akan dikenakan tindakan jika anda tidak mahu membatalkannya.

Didalam banyak sistem perakaunan, P.O. boleh dibuat didalam sistem. Namun begitu, P.O tidak akan mendatangkan kesan pada rekod perakaunan kerana masih belum ada perubahan pada stok ataupun hutang.

Sekian.

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 2 - Sebutharga Pembelian (Purchase Quotation)

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 2 - Sebutharga Pembelian (Purchase Quotation)


Assalamualaikum WBT dan Selamat Sejahtera

Ini adalah sebahagian daripada siri-siri dokumen lengkap syarikat.

Sebutharga pembelian selalunya tidak disediakan melalui borang. Kebanyakkannya hanyalah melalui e-mel atau text message kepada pembekal agar mereka memberikan anda sebutharga (quotation).

Pada kebiasaanya, minimum sebutharga yang patut anda dapatkan adalah daripada tiga (3) pembekal. Ini akan dapat memberikan pilihan kepada syarikat untuk menentukan ;

1. Kesesuaian produk.
2. Harga.
3. Kuantiti yang boleh dibekal
4. Reputasi
5. Terma ( C.O.D atau hutang)
6. Penghantaran (Self pickup atau delivery by pembekal) dan lain-lain faktor.

Selepas menentukan pembekal yang sesuai, langkah seterusnya adalah mengeluarkan Pesanan Belian (Purchase Order atau P.O).

Nantikan penjelasan tentang P.O. dalam entry seterusnya.

Sekian.

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 1 - Permohonan Pembelian (Purchase Requsition)

Dokumen Perakaunan untuk Syarikat Bhgn 1- Permohonan Pembelian (Purchase Requsition)

Assalamualaikum WBT dan Selamat Sejahtera

Pada kali ini, saya ingin memulakan siri-siri pendek bagi dokumen perakaunan untuk tujuan kefahaman dan latihan.

Dokumen-dokumen yang saya akan lampirankan adalah sebahagian daripada pelbagai dokumen yang perlu disediakan.

Bahagian 1 - Permohonan Pembelian (Purchase Requsition)

Contoh dokumen ringkas didalam rajah

Borang ini digunakan untuk membuat permohonan pembelian bagi apa-apa keperluan syarikat.

Borang yang telah lengkap diisi akan ditanda tangan dan diserahkan kepada pengurusan untuk tujuan kelulusan dan pembelian.

Umumnya, apabila permohonan dibuat, pemohon telah mengenalpasti anggaran harga dipasaran. Ini akan membantu pihak kewangan syarikat membuat budget untuk permohonan tersebut.

Permohonan ini selalunya boleh direkod kedalam sistem kewangan, akan tetapi, ianya tidak memberikan impak terhadap REKOD KEWANGAN, dan tiada perubahan akan berlaku keatas untung, rugi, aset atau belanja.

Oleh yang demikian, kebanyakan syarikat tidak merekod permohonan pembelian kedalam sistem perakaunan, kecuali jika sistem perakaunan tersebut mempunyai kapasiti untuk merekod dokumen ini.

Sekian.

Pengurusan Jualan Secara Consignment

Pengurusan Jualan Secara Consignment

Assalamualaikum WBT dan Salam Sejahtera

Kali ini kita membincangkan tentang bagaimana anda menguruskan jualan anda secara consignment.

Kita melihat kepada aspek dokumentasi dan juga bagaimana merekod didalam sistem.

Pertama apabila membuat penghantaran barangan, anda perlu menyediakan Delivery Order (Nota Penghantaran) atau D/O kepada penerima. Anda boleh menggunakan D.O. yang bertulis tangan ataupun yang dicetak menggunakan komputer.

Pastikan jumlah kuantiti dan juga jenis barangan yang dihantar kepada pelanggan anda TEPAT dan pastikan juga D/O tersebut ditandatangan dan anda menyimpan salinan anda dengan baik.



Apabila tiba masa untuk menerima bayaran, anda perlulah datang semula dan mengira semua stok anda dikedai tersebut. Mana-mana stok yang terjual dikira sebagai jualan anda kepada penerima stok dan mana-mana stok yang tidak terjual mungkin perlu anda ambil semula untuk digantikan dengan stok baru jika ianya telah rosak atau perlu dilupuskan.

Setelah mengetahui jumlah kuantiti dan barangan yang terjual, anda bolehlah mula mengeluarkan Sales invoice kepada pelanggan anda berdasarkan kuantiti yang TERJUAL SAHAJA. Oleh yang demikian, RETURN DELIVERY NOTE juga perlu disediakan untuk merekod stok yang anda bawa pulang.

Sekian.