Amalan Perakaunan Baik (No.1) - Merekod Baucar Bayaran (Payment Voucher)

Amalan Perakaunan Baik (No.1) - Merekod Baucar Bayaran

Menjadi satu tugas untuk akauntan-akauntan merekod payment voucher (PV) kedalam sistem perakaunan.

Namun begitu terdapat beberapa perkara yang perlu diambil kira apabila hendak mula merekod.

Adakah anda menyediakan PV secara manual, iaitu dengan menggunakan PV yang dibeli dari pembekal atau menyediakan secara manual menggunakan MS WORD atau pun MS EXCEL.

Atau pun, PV anda telah direka khas didalam sistem perakaunan dan anda hanya perlu print dari sistem dan tidak perlu membuat secara manual.

Apabila anda menggunakan PV manual, ertinya anda akan menyediakan bayaran sebelum maklumat mengenai pembayaran direkod didalam sistem perakaunan dan menggunakan PV dari sistem pula adalah sebaliknya.

Kedua-dua cara mempunya kebaikan dan keburukan tersendiri. Namun begitu, pada pengalaman saya setelah hampir 10 tahun bekerja, adalah lebih baik menyediakan PV secara manual dahulu, setelah bayaran dibuat dan cek telah diberikan, barulah terus menyediakan PV dari sistem perakaunan. Walaupun ia leceh kerana terpaksa membuat dua kali kerja, ia lebih selamat dan juga memastikan rekod perakaunan anda adalah tepat.

Senario apabila anda tidak menggunakan PV Manual

Anda telah menyediakan pembayaran dengan PV didalam sistem. Namun begitu, bayaran belum lagi dibuat. Akibatnya, rekod perakaunan akan menunjukkan bahawa bayaran telah dilakukan walaupun status cek belum dapat dikenalpasti.

Contoh, anda telah membuat cek dan PV kepada pembekal, namun begitu cek tersebut masih disimpan didalam laci staf dipejabat. Apabila pembekal bertanya mengenai bayaran kepada seseorang selain dari anda, mereka berkemungkinan tidak mengetahui bahawa cek masih belum diberikan. Tetapi rekod bayaran telah dibuat dan telah ditolak dari baki pemiutang yang ada.

Ini akan menyebabkan salah faham yang tidak perlu wujud akibat dari perbezaan rekod.

Antara masalah lain, apabila cek ini dibatalkan. Namun ia masih belum dibatalkan didalam sistem perakaunan. Ini juga pasti mendatangkan masalah.

Selain itu, apabila anda telah terlalu banyak menyediakan PV dan cek didalam sistem tetapi masih belum membuat bayaran, penyata penyesuaian bank perlu dilakukan dengan teliti. Jika tidak, baki lejer bank anda tidak akan dapat dipadankan dengan baki di bank.

Justeru,

Cara yang lebih baik adalah dengan menyediakan PV manual. Dan hanya merekod kedalam sistem setelah cek itu dikeluarkan kepada penerima.

Sekian, terima kasih