Amalan Perakaunan Baik (No.1) - Merekod Baucar Bayaran (Payment Voucher)

Amalan Perakaunan Baik (No.1) - Merekod Baucar Bayaran

Menjadi satu tugas untuk akauntan-akauntan merekod payment voucher (PV) kedalam sistem perakaunan.

Namun begitu terdapat beberapa perkara yang perlu diambil kira apabila hendak mula merekod.

Adakah anda menyediakan PV secara manual, iaitu dengan menggunakan PV yang dibeli dari pembekal atau menyediakan secara manual menggunakan MS WORD atau pun MS EXCEL.

Atau pun, PV anda telah direka khas didalam sistem perakaunan dan anda hanya perlu print dari sistem dan tidak perlu membuat secara manual.

Apabila anda menggunakan PV manual, ertinya anda akan menyediakan bayaran sebelum maklumat mengenai pembayaran direkod didalam sistem perakaunan dan menggunakan PV dari sistem pula adalah sebaliknya.

Kedua-dua cara mempunya kebaikan dan keburukan tersendiri. Namun begitu, pada pengalaman saya setelah hampir 10 tahun bekerja, adalah lebih baik menyediakan PV secara manual dahulu, setelah bayaran dibuat dan cek telah diberikan, barulah terus menyediakan PV dari sistem perakaunan. Walaupun ia leceh kerana terpaksa membuat dua kali kerja, ia lebih selamat dan juga memastikan rekod perakaunan anda adalah tepat.

Senario apabila anda tidak menggunakan PV Manual

Anda telah menyediakan pembayaran dengan PV didalam sistem. Namun begitu, bayaran belum lagi dibuat. Akibatnya, rekod perakaunan akan menunjukkan bahawa bayaran telah dilakukan walaupun status cek belum dapat dikenalpasti.

Contoh, anda telah membuat cek dan PV kepada pembekal, namun begitu cek tersebut masih disimpan didalam laci staf dipejabat. Apabila pembekal bertanya mengenai bayaran kepada seseorang selain dari anda, mereka berkemungkinan tidak mengetahui bahawa cek masih belum diberikan. Tetapi rekod bayaran telah dibuat dan telah ditolak dari baki pemiutang yang ada.

Ini akan menyebabkan salah faham yang tidak perlu wujud akibat dari perbezaan rekod.

Antara masalah lain, apabila cek ini dibatalkan. Namun ia masih belum dibatalkan didalam sistem perakaunan. Ini juga pasti mendatangkan masalah.

Selain itu, apabila anda telah terlalu banyak menyediakan PV dan cek didalam sistem tetapi masih belum membuat bayaran, penyata penyesuaian bank perlu dilakukan dengan teliti. Jika tidak, baki lejer bank anda tidak akan dapat dipadankan dengan baki di bank.

Justeru,

Cara yang lebih baik adalah dengan menyediakan PV manual. Dan hanya merekod kedalam sistem setelah cek itu dikeluarkan kepada penerima.

Sekian, terima kasih

Membuat Aset Tetap Sendiri

Membuat Aset Tetap Sendiri

Kali ini, kita ingin berdiskusi apakah yang terjadi apabila kita merancang untuk membina aset sendiri seperti komputer.

Pada kebiasaan, sebuah syarikat akan terus membeli barangan siap seperti komputer lengkap dari pembekal.

Namun, terdapat juga syarikat yang memilih untuk membina komputer mereka sendiri dengan membeli komponen komputer seperti monitor, harddisk, cd-drive, motherboard dan pelbagai aksesori komputer secara berasingan.

Konsep untuk merekod pembelian barangan ini untuk di rekod untuk menjadi aset adalah mudah, namun begitu, apa yang perlu diambilkira adalah perbezaan masa antara membeli komponen dan juga memasang semua komponen menjadi sebuah komputer.

Situasi 1
Semua komponen dan aksesori dibeli pada masa yang sama dan komputer dipasang pada masa yang sama.

Situasi 2
Semua komponen dan aksesori dibeli pada masa yang sama tetapi komputer dipasang pada masa yang berlainan.

Situasi 3
Setiap komponen dibeli pada masa yang berlainan dan komputer dipasang sepenuhnya pada masa berlainan.

Kesemua situasi diatas akan membuatkan berlakunya perbezaan bagaimana aset tersebut direkod.

Didalam pembinaan aset sendiri, perlunya kita menyediakan sebuah akan khas untuk merekod peralatan yang dibeli dalam membina aset tersebut. Kita boleh menamakan akaun tersebut sebagai "akaun - aset dalam proses" atau nama yang lain bersesuaian dengan pemahaman anda. Akaun ini sebaiknya dikelaskan didalam kumpulan akaun aset semasa.

1. Apabila pembelian untuk komponen dibuat :-
Debitkan akaun aset dalam proses
Kreditkan akaun pemiutang/tunai/bank

2. Apabila aset selesai dipasang dan berfungsi sepenuhnya
Debitkan akaun aset tetap
Kreditkan akaun aset dalam proses

Perlu diingat, perbelanjaan dalam pembinaan aset ini, boleh ditambahkan kedalam nilai aset yang dibina. Contoh didalam pemasangan komputer, kos upah untuk memasang komponen boleh ditambah kepada jumlah nilai aset. Kos-kos yang berkaitan secara langsung juga boleh ditambah.

Yang paling penting didalam adalah untuk memastikan anda menyimpan resit, invoice dan semua rekod yang berkaitan dengan pembelian komponen dengan baik untuk memastikan penjelasan yang mudah sewaktu audit dijalankan.


Sekian

Peruntukkan Hutang Ragu (Provision for Doubtful Debts)

Peruntukkan Hutang Ragu (Provision for Doubtful Debts)

Peruntukkan Hutang Ragu (Provision for Doubtful Debts)

Peruntukkan hutang ragu berlaku apabila syarikat memperuntukkan atau membuat andaian bahawa sebahagian daripada hutang syarikat tidak dapat di kutip dan berkemungkinan menjadi hutang lapuk.

Hutang yang diragui ini, walaupun belum pasti menjadi hutang lapuk, tetapi ia diketepikan terutamanya oleh syarikat-syarikat yang berisiko menghadapi situasi ini.

Contoh :
Syarikat ABC mempunyai jumlah penghutang perniagaan sebanyak RM 200,000. Akan tetapi, daripada pengalaman dan maklumat yang ada, hanya 90% akan dapat dikutip pada tahun tersebut dimana, baki 10% akan menjadi hutang lapuk.

Oleh yang kerana demikian, peruntukkan hutang ragu ini dibuat untuk memberikan maklumat jelas mengenai kedudukan hutang syarikat.

Catatan jurnal untuk merekod perutukkan hutang ragu adalah seperti berikut;

Dr. Peruntukkan hutang ragu (untung rugi)     RM 20,000.00
                  Cr. Peruntukkan hutang ragu - Penghutang Perniagaan (kunci kira-kira)  RM 20,000.00
(Peruntukkan hutang ragu 10 % atas penghutang perniagaan)

Peruntukkan hutang ragu adalah salah satu daripada catatan jurnal am kerana ianya tidak melibatkan pergerakan tunai (cash). Manakala, didalam percukaian pula, peruntukkan hutang ragu ini tidak boleh ditolak cukai kerana ia bukanlah perbelanjaan yang nyata.

Namun begitu, jika syarikat tidak berminat untuk menyediakan peruntukkan hutang ragu, kaedah yang boleh digunakan ialah dengan mengenakan terma cash on delivery (COD) atau cash before delivery (CBD). Kedua kaedah ini membantu mengurangkan jumlah jualan secara kredit.

Penghutang Perniagaan (Trade Debtors)

Penghutang Perniagaan (Trade Debtors)

Penghutang perniagaan adalah yang terhasil daripada jualan kredit oleh sesebuah syarikat. Penghutang biasanya akan diberikan tempoh untuk menjelaskan hutangnya, kadangkala sehingga beberapa bulan lamanya jika penghutang tersebut adalah pelanggan setia kepada syarikat.

1. Catatan Jurnal (Journal Entry) untuk merekodkan penghutang perniagaan apabila jualan dibuat adalah berikut:

Dt. Penghutang Perniagaan          RM 10,000.00

    Kt. Jualan                                                          RM 10,000.00

(Jualan kredit kepada pelanggan - Syarikat ABC)

Akaun penghutang yang didebit adalah akaun penghutang didalam kunci kira-kira (balance sheet) dan Akaun jualan yang dikredit adalah akaun jualan didalam Untung Rugi (Profit & Loss).

2. Catatan Jurnal (Journal Entry) untuk merekodkan pembayaran oleh penghutang perniagaan untuk melunaskan hutang dibuat adalah berikut:

Dt. Tunai/Bank                             RM 10,000.00

    Kt. Penghutang Perniagaan                               RM 10,000.00

(Bayaran penjelasan penghutang perniagaan - Syarikat ABC)

Akaun penghutang yang dikredit adalah akaun penghutang didalam kunci kira-kira (balance sheet) dan akaun yang didebit adalah akaun tunai atau bank didalam kunci kira-kira (balance sheet).

Bagi memastikan rekod akaun penghutang disemak dengan baik, sistem perakaunan perlulah digunakan. Ini kerana, dengan menggunakan sistem perakaunan, kita dapat menyediakan laporan-laporan yang berkaitan dengan penghutang seperti :

1. Ageing report - untuk mengenalpasti tempoh tertunggak sesuatu invoice sama ada dalam hari atau bulan.

2. Statement of account - untuk mengenalpasti jumlah invoice yang belum dibayar dan juga invoice manakah yang belum dijelaskan.

Dua laporan ini sememangnya amatlah berguna dan perlu diberi perhatian bagi mengelakkan penghutang perniagaan kita menjadi hutang lapuk akibat ketidakmampuan penghutang untuk melunaskan hutang.

Antara kaedah yang boleh digunakan untuk mengelak hutang menjadi terlalu besar ialah dengan mengenakan "credit limit" atau "credit terms".

1. Credit limit - jumlah jualan berhutang tidak boleh melebihi jumlah kredit limit. Contohnya Syarikat ABC tidak boleh diberi hutang melebihi RM 15,000.00

2. Credit terms - Tempoh hari yang diberikan oleh penghutang perniagaan untuk melunaskan hutang, jika gagal, mereka tidak boleh membeli barang atau perkhidmatan dari syarikat.

Secara amnya, penghutang perniagaan memainkan peranan yang penting dalam pembangunan sesebuah syarikat kerana fungsinya untuk membantu meningkatkan jualan walaupun dalam bentuk kredit, namun begitu, ia haruslah diberi perhatian yang serius untuk memastikan syarikat kecairan atau cashflow syarikat dalam keadaan yang terkawal.

Sekian, terima kasih.

Pengertian & Penggunaan Jurnal Am (General Journal)

Penggunaan Catatan Jurnal Am (General Journal)

Jurnal Am adalah satu daripada beberapa jenis jurnal yang ada seperti jurnal jualan, jurnal pulangan jualan, jurnal belian dan juga jurnal pulangan belian.


Jurnal Am digunakan secara konsisten untuk merekod transaksi perakaunan yang tidak melibatkan tunai (non-cash transaction).

Antara contoh-contoh seperti :

1. Merekod kemasukan aset yand disumbangkan oleh pemilik.
2. Merekod susut nilai.
3. Merekod perbelanjaan terakru seperti gaji atau belanja utiliti.


Amatlah penting untuk mereka yang menyediakan catatan jurnal seperti ini untuk menyediakan memo yang sesuai untuk disertakan didalam rekod bagi menerangkan secara jelas mengenai transaksi yang berlaku.

Contoh :

Pada 31hb Januari 2017, Syarikat ABC telah membuat susut nilai berjumlah RM 500.00 untuk peralatan komputer sebagai susut nilai bulan Januari 2017.

Dt. Susut Nilai - Komputer          RM 500.00
          Kt. Peruntukan Susut Nilai - Komputer          RM 500.00
(Memo: Susut nilai komputer untuk bulan Januari 2017)

Menggunakan memo yang betul dapat membantu memberikan kefahaman mengenai catatan jurnal tersebut).

Pada kebiasaannya, kebanyakan sistem perakaunan masakini tidak membezakan jenis catatan jurnal yang ada.
Pengguna sistem hanya perlu memasukkan transaksi jurnal yang betul.

Selamat Mencuba, terima kasih.

Merekod Tukaran Wang Asing Dalam Akaun Perniagaan (FOREX Trade Accounting)

Merekod Tukaran Wang Asing Dalam Akaun Perniagaan 

(FOREX In Accounting)

Menjadi lumrah apabila perniagaan dikembangkan, kita tidak dapat lari daripada berniaga luar dari negara kita.

Oleh yang demikian, catatan untuk matawang asing dalam perakaunan perlulah di fahami bagi memastikan rekod adalah tepat.

Hari ini, saya ingin berkongsi kaedah mudah untuk merekod transaksi ini.


Langkah-langkah
1. Dapatkan invoice daripada pembekal. Pastikan apakah matawang yang digunakan. (USD, SGD, RMB, SAR dan sebagainya.

2. Rujuk tarikh invoice tersebut dibuat.

3. Lawati http://www.xe.com/currencyconverter/ atau laman-laman web lain yang membekalkan maklumat kadar matawang asing.

4. Rekodkan jumlah nilai selepas membuat tukaran dalam Ringgit Malaysia (MYR).

5. Membuat rekod bayaran setelah selesai merekod invoice.

6. Pastikan tarikh dan jumlah bayaran dibuat. Pada kebiasaannya, bayaran keluar negara dibuat menggunakan borang Telegraphic Transfer (TT). Didalam TT ini akan tertera maklumat berkenaan dengan kadar tukaran wang asing yang kita gunakan.

7. Masukkan nilai tukaran ini kedalam akaun.

8. Kemudian cuba lihat pada akaun pemiutang adakah mempunyai baki debit atau kredit. Jika baki lebih besar di bahagian debit, ia dikira untung tukaran wang dan jika kredit pula adalah sebaliknya.


Contoh Catatan bergu dalam T akaun adalah seperti yang berikut. :

Selamat mencuba.

Susut Nilai kaedah baki berkurangan (Reducing Balance Method)

Susut Nilai kaedah baki berkurangan (Reducing Balance Method)

Susut nilai jenis ini menggalakkan nilai susut nilai yang tinggi pada tahun-tahun awal penggunaan aset tetapi nilai susut nilai akan semakin berkurangan pada penghujungnya.

Susut nilai ini sesuai untuk aset yang digunakan dengan kerap seperti peralatan jentera, perkakasan komputer dan juga mesin.

Untuk menggunakan susut nilai ini, ikuti cara dibawah.

Cara-cara
1. Pertama
Tentukan jumlah tempoh hayat aset.

2. Kedua
Tentukan peratusan susut nilai aset.

3. Ketiga
Tentukan nilai skrap (nilai pelupusan aset, jika ada).


Setelah selesai, kita boleh menyediakan jadual susut nilai aset untuk semakan dan memudahkan kerja kita bersama.

Selamat mencuba.

Sekian.,Terima Kasih